學校電子檔案管理規定

     為建立、健全我校的檔案制度，做好電子檔案的配套管理工作，加快檔案信息化建設步伐，有效維護電子檔案的完整性、真實性、可識別性和安全性，結合我校實際，制定《電子檔案管理規定》。

    一、總則

     本規定所指電子檔案，是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。加強電子檔案管理，有利于提高學校檔案管理水平，促進信息資源開發與利用，保障校園信息安全。　　   

    二、細則

     1、各委員會（含三部門）、各學部在教學、管理、宣傳、外事交流和校內外等各類重大活動中形成的有重要參考利用價值的圖像、圖形、數據庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網頁）、數字化的影像文件、聲音文件及多媒體的復制件等，均屬于電子文件的歸檔范圍。（對專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同軟件一并收集歸檔）。　　

     2、電子檔案必須及時上傳（要求每周至少上傳一次），校務委員會將對歸檔情況進行定期檢查。對于符合歸檔范圍，未及時上傳歸檔的，將追究相關人員責任。

     3、各委員會（含三部門）、各學部應對具有利用價值的電子文件定期制作備份，并及時拷貝到脫機保存的載體上，標明文件名稱、類別、形成時間。電子檔案上傳到網絡辦公區服務器個人文件夾內，歸檔電子文件必須是最終數據信息。

     4、在接收歸檔的電子文件時，校務委員會將會同歸檔部門對電子檔案的有效性和完整性進行檢驗，確保載體清潔，無劃痕、無病毒等，驗收合格率應為100%。

    三、要求

     請各委員會（含三部門）、各學部、各位教職員工于放假前將個人工作文件及部門工作文件上傳到學校網絡辦公區。各部門電子檔案歸檔責任人為各部門指派的人文數字平臺聯絡員。

　　　

                                                                                        二〇一四年一月八日